INTRODUCCIÓN

Los archivos de las instituciones públicas y privadas representan la gestión de cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas en la administración. Estos archivos constituyen testimonios jurídicos y administrativos para los ciudadanos y para el propio Estado, por lo que se hace necesario salvaguardar los documentos que forman parte del acervo documental que constituirá la historia y patrimonio del Estado

La administración de documentos y archivos debe ser planificada y debe adaptarse a los intereses, requerimientos y realidad específicos de cada institución, tomando en cuenta aquellos elementos considerados básicos y elementales como: la Entrada, el Proceso, la Salida y la Retroalimentación de la información documental; a este proceso se deben añadir los formatos que sean necesarios y que permitan optimizar los procesos de Control y Gestión.

DEL ARCHIVO DE OFICINA Y ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

De las Secretarias y Archivos de las Unidades Administrativas)

Son funciones las siguientes:

• Recibir y controlar las comunicaciones registras en el Área de Archivo Central.

• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.

• Informar al responsable de la unidad administrativa el estado de atención de trámites.

• Elaborar y actualizar el Registro (tarjetero) de control y trámite de documentos para información ágil.

• Coordinar con el Área de Archivo Central (AAC).

• Seguimiento y control de las comunicaciones que pasarán a otras unidades administrativas.

• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita.

• Proporcionar información solicitada por parte de los ciudadanos, de la Administración Pública y de funcionarios de la propia institución.

• Cumplir las normas establecidas por el Área de Archivo Central.

• Organizar, clasificar y archivar la documentación de la Unidad.

• Conservar la documentación según plazos establecidos en la TPCD.

• Atender el acceso de información según procedimientos establecidos.

• Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamo.

• Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envió al Archivo Central, en base a los procedimientos establecidos.

• Preparar las transferencias documentales según normas establecidas.

• Llevar el Inventario de Archivos y actualizarlo.

• Elaborar la Guía de formación de archivos de la Unidad.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relación con la Administración Documental.

CATEGORÍAS DE ARCHIVOS

Los archivos del país se clasifican dentro de las siguientes categorías:

1. Archivo Activo

Constituye la documentación producto de la actividad institucional, documentación que es sometida a continua utilización y consulta. Se encuentran en los siguientes archivos:

a) Archivo de Recepción y Registro

Constituye el Inicio de la gestión documental.

b) Archivos de Oficina

Son archivos generados por las actividades de cada unidad administrativa. Su función es la organización y la conservación de la documentación mientras su utilización es constante.

c) Archivo Central

Este archivo es único en cada entidad y podrá contener el Archivo de Recepción y Registro; es el responsable del control del tratamiento documental que se produce en cada unidad administrativa y de recibir la documentación considerada pasiva que le transfieren los archivos de oficina.

d) Archivo Descentralizado

Archivo independiente del Archivo Central, con las mismas responsabilidades del Archivo de Oficina.

2. Archivo Intermedio

Administrador de las series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las Instituciones de servicio público, permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos.

3. Archivo Histórico / Permanente.

Administrador de la documentación con valores históricos y culturales, custodio del Patrimonio Documental.

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante  técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.  En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.

La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP  no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina  como información des estructurada Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la  gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental  han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indemnizaciónos documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental:garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias, busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.